Im Ines-FallPortal ist ein komplettes Office-Dokumenta­tions­system für fallbezogene Dokumente und Krankenge­schichten enthalten. Ein zentrales Sicher­heitssystem über­wacht und regelt alle Zugriffsrechte auf Doku­mente und Falldaten. Die Authentizität aller Dokumen­ten­­einträge und Verände­rungen wird durch die persönliche Signatur des Erfassers dokumentiert. Abge­schlossene Dokumente werden gegen unberechtigte Zugriffe geschützt. Unerlaubtes Patien­ten­surfen wird über­wacht bzw. aufgrund von Zugriffsrechten unterbunden. Alle Fallstamm­daten werden vom vorgelagerten Patientenadminist­rationssystem übernommen.

Word-Dokumente

Die Stamm­vorlagen für Word-Dokumente werden einmalig durch die verantwortlichen Personen erstellt und dienen als Muster (Vorlage) für die jeweiligen Berichte. Patienten­daten, Falldaten und Daten der Krankengeschichte können über eine frei definierbare Datenfeld­schnittstelle (DataSets) von InesKMS an Word übergeben werden.

Für das Design und die Platzierung der Daten­felder in der Word-Vorlage stehen spezielle Programm­funktionen zur Verfügung. Vorlagen beinhalten Schnitt­stellen­felder zu InesKMS-Falldaten sowie die ent­sprechenden Erfassungs­raster (Aufteilung der Vorlage in logische Abschnitte, z.B. Falldaten, Arztanschrift, Diagnose, Therapie, Anamnese usw.). Die Schnittstellenfelder werden nach Aufruf des Berichtes mit den entsprechenden Falldaten vorbesetzt. Somit ist eine automatische Verwendung bzw. Einbindung von Falldaten in Berichte möglich. Die Bearbeitung und der Ausdruck von Berichten erfolgt direkt aus WORD selbst. Das Textprogramm WORD wird durch InesKMS zur Laufzeit an die Erfordernisse angepasst. InesKMS übernimmt selbst die Doku­mentenablage und deren Auffindung. Über eine direkte Funktion können auch Belege und andere Dokumente über einen Scanner eingelesen und gespeichert werden. Ein Versenden von Dokumenten mit einem installierten EMail-System steht ebenfalls zur Verfügung. Fremde Dokumente, die nicht mittels InesKMS angelegt wurden, können ebenfalls manuell zu einem Patienten/Fall importiert bzw. exportiert werden. Jedes WORD-Dokument mit einem Bearbeitungsstatus versehen werden (z.B., diktiert, in Bearbeitung, in Korrektur, abgeschlossen, Bemerkung usw.). Über eine Druckfunktion werden alle Dokumente nach Status aufgelistet. WORD-Dokumente können wahlweise auch mehrfach für den gleichen Fall angelegt und verwaltet werden (z.B. allgemeiner Briefwechsel, internistisches Konsil, Gutachten, Röntgenberichte usw.).

Neben den patienten- bzw. fallbezogenen Dokumenten besteht die Möglichkeit auch globale Dokumente anzulegen. Diese globalen Dokumente haben keinen Fallbezug und werden in dafür bestimmten Navigations-Menüs verwaltet. Als Beispiel sind hier die Telefonliste, der Menüplan, die Reglemente usw. zu nennen. Berechtigte Personen sind für die Pflege dieser Dokumente verantwortlich, allen anderen Benutzern stehen diese Dokumente nur im Lesemodus zur Verfügung. Diese Zugriffrechte werden über das InesSafe-System für jeden Dokumententyp definiert.

Klassischer Austrittsbericht mit Daten aus den KG-Panels welcher automatisch generiert wurde. Es wurden KG-Daten aus den strukturierten KG-Panels Diagnosen, Zuweisungsgrund, Anamnese, Verlauf, Medikamentenverordnung, usw. eingebunden. Die Einbindung der KG-Daten erfolgt über frei konfigurierbare DatenSets welche an die Office-Vorlagen gebunden sind.

Excel-Dokumente

Excel-Dokumente sind ebenfalls Dokumente, welche keine wieder lesbaren Datenstrukturen aufweisen (unidirektionale Dokumente). Im Prinzip wird die gleiche Technik wie bei WORD-Dokumenten eingesetzt.

PDF-Dateien und andere Dateiformate

In speziellen „Containern“ können auch PDF-Files und andere Dateiformate (beispielsweise Bilder) in die Fall-Daten-Struktur eingebunden werden. Damit steht eine Möglichkeit zur Aufnahme vielfältigster Wort- und Bilddokumente zur Verfügung.